はがきちゃん

年賀状の宛名印刷~ワープロソフト編

「Word」と「Excel」で宛名を印刷

ワープロソフトで作る年賀状の、宛名面の作り方は、「Microsoft Word(ワード)」と「Microsoft Excel(エクセル)」を使った例をご紹介します。

「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」は、ほとんどのWindowsマシンで使われていると思います。ただし年賀状の宛名の印刷となると、Office系ソフトの操作全般に慣れていない方は、かなり苦戦しそうです。

年賀状などはがきの宛名作成には、「Microsoft Word」の「差し込み印刷」の機能を使い、宛名にする住所録データを文面に読み込みます。「はがき宛名面印刷ウィザード」を使えば、比較的スムーズに宛名を作成することができます。

「はがき宛名面印刷ウィザード」では「差し込み印刷」の機能が自動的に使われ、宛名のデータが入った住所録ファイル(ここでは「Microsoft Excel」ファイル)を参照します。

Word文書とExcelデータを連携させていますので、Office系ソフトの操作に慣れていないと戸惑うところもあるかもしれません。住所録データの作成も含め、作業時間は余裕をもって用意しておきましょう。

※Windows 7 で Microsoft Word 2010、Microsoft Excel 2010 を使用した操作をご紹介しています。

はがき印刷ウィザードの起動

お持ちのExcelの住所録データを使うこともできますが、シートの最初の行(1行目)は宛名に差し込むフィールド名(項目)を記入しておきましょう。

ただし、ウィザードで使用するフィールド名にしないと上手く宛名に割り当てられない場合がありますので、ここでは、ウィザードで生成されるExcelシートに新たに宛名データを入力する手順で進めます。

まずWordを起動させ、「はがき宛名面印刷ウィザード」を開始します。

  1. 「差し込み文書」タブの「作成」グループにある「はがき印刷」をクリックし、ドロップダウンリストから「宛名面の作成」を選択します。
  2. 「はがき宛名印刷ウィザード」のミニウィンドウが表示されます。手順に沿って操作を進めていきます。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・はがき印刷ウィザードの起動

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はがき印刷ウィザードの流れ

  1. はがきの種類を選びます。
    [年賀状/暑中見舞い(Y)]を選択し、[次へ(N)]をクリックします。
  2. 縦書き/横書きを指定し、[次へ(N)]をクリックします。
    ※ここでは「縦書き」にしました。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・はがき印刷ウィザード
  1. 宛名の書式を設定します。
    [フォント(O)]欄の▼をクリックしてフォント(字体)を選び、必要に応じて番地の書式を指定します。[次へ(N)]をクリックします。
    ※ここでは「CRC&G流麗太行書体」(「筆まめ」に入っていたフォントです)を使用しました。
    ※宛名の見栄え的には、2.のステップで「縦書き」を選択した場合は[宛名住所内の数字を漢数字に変換する]と[差出人住所内の数字を漢数字に変換する]両方にチェックを付け、「横書き」を選択した場合は両方のチェックをはずすのがおすすめです。
  2. 差出人の住所などの情報を入力します。
    宛名面にご自分の氏名・住所などを載せる場合は、[差出人を印刷する(I)]にチェックを付け、データを入力します。[次へ(N)]をクリックします。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・はがき印刷ウィザード
  1. 差し込み印刷を指定します。
    ※ここでは、宛名に差し込む住所録データとしてExcelファイルを指定します。
    [標準の住所録ファイル(M)]を選択し、[ファイルの種類(T)]欄の右隅の▼をクリックして「Microsoft Excel」を選択します。[次へ(N)]をクリックします。
  2. これで終了です。
    ウィザードの終了画面になります。[完了(F)]をクリックします。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・はがき印刷ウィザード

「はがき宛名面印刷ウィザード」が終了するとWordの文面が年賀状の宛名面になり、宛名を差し込むフィールドが設定されています。

WordとExcelで年賀状の宛名印刷・はがき印刷ウィザード

< Wordを終了 >

ここで一端ファイルを保存して、Wordを終了します。

  1. 差し込み用に先ほど指定した「標準の住所録ファイル」のExcelファイルを開きます。
    ※ここでは(Windows 7 で Microsoft Word 2010 を使用したとき)、「ライブラリ~ドキュメント」内の「My Data Sources」フォルダーにある「Address20.xlsx」が標準の住所録ファイルです。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・住所録を作成
  1. 各項目に宛名データを入力し、住所録を作成します。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・住所録を作成
  1. データ入力を終えたらファイルを保存します。ツールバーのフロッピーディスクの絵柄をクリックするか、「ファイル」タブの「上書き保存」をクリックします。

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宛名データ(住所録)作成

「はがき宛名面印刷ウィザード」の仕様に合う宛名データを作成します。

  1. 差し込み用に先ほど指定した「標準の住所録ファイル」のExcelファイルを開きます。
    ※ここでは(Windows 7 で Microsoft Word 2010 を使用したとき)、「ライブラリ~ドキュメント」内の「My Data Sources」フォルダーにある「Address20.xlsx」が標準の住所録ファイルです。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・住所録を作成
  1. 各項目に宛名データを入力し、住所録を作成します。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・住所録を作成
  1. データ入力を終えたらファイルを保存します。ツールバーのフロッピーディスクの絵柄をクリックするか、「ファイル」タブの「上書き保存」をクリックします。

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宛名のレイアウト調整

宛名の表示を確認し、見栄えよく調整します。

  1. 先ほど保存したWordのファイルを開きます。
    以下のような難しそうなことが書かれたウィンドウが表示されますが、[はい(Y)]をクリックします。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・Microsoft Wordのアラーム
  1. Excelの住所録データがWord文面のはがき宛名に反映されます。
    「はがき宛名面印刷」タブの「データ」グループにある左右向き三角のボタンをクリックすると、各宛先への宛名面を確認できます。

WordとExcelで年賀状の宛名印刷・宛名のレイアウト調整

  1. 大きさや位置を変更したいフィールドはクリックして選択し、年賀状文面の作り方「文字ワク調整」の移動と拡大縮小の要領で調整します。

その他の宛名面の調整や編集方法は、「Office.com」の「Microsoft Word 2010」のサポートページ「ウィザードで作成したはがき宛名面を編集する」をご参考に。

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印刷

通常文書と同じ印刷操作では全ての宛先が印刷されません。「はがき宛名面印刷」用の印刷を行います。

  1. 「はがき宛名面印刷」タブを開きます。
  2. 表示されている宛名だけ印刷するとき
  3. 「印刷」グループの「表示中のはがきを印刷」をクリックします。
  4. 全データを印刷するとき
  5. 「印刷」グループの「すべて印刷」をクリックします。「プリンターに差し込み」ウィンドウが表示されますので、必要あればで印刷するレコードを指定して「OK」をクリックします。
  1. 「印刷」ウィンドウで「OK」をクリックすれば、いよいよ印刷開始!
    この場面では印刷プレビューができませんので、印刷操作を行う前に確認しておきましょう。
WordとExcelで年賀状の宛名印刷・印刷設定の操作
はがきちゃん

連名の名前の配置など、レイアウト調整が必要かも。宛先の追加も、ちょっと面倒です。操作に自信があっても、時間を節約するには年賀状ソフトが便利! と言えそうです。
ご参考まで、以下のページをご覧ください。

>> 年賀状特集 > パソコン年賀状の作り方 > 年賀状の宛名印刷~年賀状ソフト編

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