はがきちゃん

一般挨拶状

一般挨拶状を年賀状ソフトで作成しよう! 作り方は「パソコン年賀状の作り方」をご参考に。

「筆まめ」なら、「年賀状文面~年賀状ソフト編1」の「文面デザイン読み込み」の要領で、使用するデザインやイラストを「引越」「季節イベント」など目的のカテゴリから選びます。基本的な操作は年賀状の作成と同じです。

一般通知・挨拶状(引越し・転居はがき、退職・転勤挨拶、送り状など)

一般通知:引越しはがき

通知状・挨拶状は、身上の異動や変更のお知らせなど、何かを伝えるための書状です。

市町村合併による住所の変更、引越し・転居の通知、退職の挨拶、お歳暮の送り状など、相手の返答を求めない場合が多いものの、タイミングを逃さずに出すことが大切です。

文章・内容は正確に。お知らせすることが確実に伝わるよう、要点を簡潔明瞭に表すことを心がけます。

電話は略式です。電子メールも便利ですが、確実・丁寧に伝えるためには、書状を送りましょう。

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お祝い・お礼状

お祝い状

お祝いの便りは、タイミングが大切です。知らせを受けたら早めに送ります。

お祝いの品を贈る場合、まだ準備ができていなくても「取り急ぎお祝いまで」などとして、祝う気持ちを伝えましょう。後日、きちんと訪問したり、ご祝儀を贈るようにします。

「切れる」や「終わる」のような忌み言葉は、祝いの書状には使用しません。

お祝いの品やお便りへの返礼は、時間をおかず早めに送りましょう。確実に届いていることが相手にもわかります。

電話はあくまで略式ですので、とりあえず電話で受領確認とお礼を述べても、改めて礼状を出すようにします。

お祝いの品をいただいた場合には、「早速、使わせていただきます」や「大事にいたします」などと触れると、さらに感謝の気持ちが伝わります。

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招待状

招待状・往復はがき

招待状には、相手の興味をひくような創意工夫も大切ですが、文面は要領よく簡潔にまとめまます。日時・場所・会費などの必須事項を、見やすくレイアウトします。

ビジネスでは、忙しい相手をお誘いする文書ですから、儀礼的に格調高く仕上げます。

正式な招待状は縦書きの2つ折りで、右ページに招待文、左ページに別記を、横書きの場合は逆の構成にします。別記には一番上に「記」とだけ記し、日時や場所、連絡先などを記します。地図や駐車場なども記載し、お客様に混乱と失礼のないよう十分注意します。

出席を問う場合、返信用のはがき同封、往復はがきなどで対応します。先方の都合も考慮し、1月前には届くようにしましょう。

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お見舞い状(病気・災害など)

お見舞い状は、病気・けが・入院をされた方や、地震・火災・台風・洪水などの被害に遭われた方を案じ、元気づけるための書状です。報に接したらなるべく早く送りましょう。

お見舞い状では、時候の挨拶などは省略します。目上の方宛てなど体裁が気になる場合は「急啓」~「早々」などの頭語・結語を用いましょう。

また、「死」「苦」「失う」「枯れる」「衰える」「破れる」「倒れる」「滅びる」「重なる」などの言葉は使わないようにしましょう。

病気などのお見舞い状は、病気・症状によっては「頑張って」などの励ましの言葉がプレッシャーとなることもありますので、表現に気遣いが必要です。

地震・台風などの災害のお見舞い状は、安否の確認、慰めや励ましの言葉とともに、援助できることの申し出も行いたいです。また、大規模な災害では、今までの住所に手紙が届かないことも、避難所での生活を余儀なくされていることもあります。被災地の郵便事情や避難状況も考慮しましょう。

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