はがきちゃん

年賀状の整理・保管

年賀状の住所録のデータ更新

受け取った年賀状は、相手の住所データや近況が記された大切な書状です。

  • 転居して住所が変わった
  • 結婚して姓が変わった
  • 出産して家族が増えた

なども年賀状で知ることが多いので、忘れないうちに住所録を更新して、来年の年賀状作成に備えましょう。

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年賀状の保管

表面には大切な住所データ、裏面には心のこもったメッセージ。年賀状はきちんと整理しておきたいものです。

保管はシンプルな方法で十分だと思いますが、年ごとにまとめて「何年の年賀状」かがすぐ分かるようにしておくと重宝します。

< 年賀はがきをそのまま残す >

輪ゴムで束ねたり、適当な箱や袋に入れて保管

単なる保管という感じですが、お金をかけずに済みます。見出しを付けたり、いただいた相手の間柄によってグループ分けすれば、それなりに便利です。

ガムテープや製本テープで一冊に簡易製本

ガムテープや製本テープなど、幅の広い粘着テープを用意します。年賀はがきを重ねて、長い辺の片側を背表紙にする要領でテープを貼り付け、簡易製本します。背表紙部分に年号などを明記しておけば、文庫本のように保管できます。

ただし綴じてしまうと、住所確認などで特定の人の年賀状を取り出す場合や、一枚を手にとって見たいときには不便です。

専用ファイリングツールに保管

市販されている、はがき用のケースやホルダーを利用します。はがき専用のクリアホルダー等は、見やすく、取り出しやすく、効率的に保管できます。ポケット式で、枚数を増やしたり差し替えたりできるタイプのものが便利です。

< はがき以外の媒体にして残す >

普通紙にコピーしてファイリング

年賀状の文面を普通紙にコピーして、一般の書類のように保管します。(※はがきを縦・横に2枚ずつ4枚並べると、A4サイズになります。)

デジタルデータにして保存

年賀状の文面をスキャナ等で読み込んで画像データとして取り込み、パソコンに保管します。アルバム機能のあるソフトを利用すると、便利に管理できます。

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年賀状の分類と出受チェック

年賀状はただファイルするだけでなく、次のようなチェックをしておくと、次回の年賀状作成の時に参考になります。

  • こちらからも年賀状を出した
  • 年賀状をいただいてから返信をした
  • こちらが先に年賀状を出して返信をいただいた
  • (喪中はがきが届き)寒中見舞いを送った

年賀はがきに、チェックマークや受け取った日付を書き込んでおくとよいと思いますが、はがきに書き込みたくなければ、住所録で出し受けを管理しましょう。気の利いた年賀状ソフトは、住所録で出受履歴を管理する機能を搭載しています。

「筆まめVer.25」住所録の出し受けチェック

毎年の年賀状や暑中見舞いを「出した・受け取った」の記録を、住所録に紐付けることができます。

また、出し受けチェックの画面で、宛先別の一言の記録ができます。文面ファイルと連動して、一言をはがき文面に印刷することもできます。

住所録を開き、カードウィンドウの「出・受」をクリックすると、「出」「受」マークや一言メッセージを入力する「一言欄」が表示されます。

年賀状ソフト「筆まめ」年賀状の出し受け管理機能

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パソコンで年賀状を管理

パソコン操作に自信のある方もない方も、年賀状の整理・保管をまるごとパソコンで行ってみませんか?

住所や家族構成、出し受け履歴は、年賀状ソフト等の住所録で管理できます。年賀状の文面は、スキャナなどで読み取ってパソコンに送り、画像データにして保存しておけます。

年々増える年賀状ですが、デジタル管理なら保管スペースは要りません。

「筆まめVer.25」のはがきアルバム

「はがきアルバム」機能は、目で見る出受記録。

年賀状ほか、自分が出したはがきや相手から受け取ったはがきを、画像データとしてスキャナやデジカメで取り込みます。「筆まめ」で作ったはがきデザインは、文面ファイルをそのまま登録してもOK。

住所録を開き、ガイドメニューの「住所録ツール」から「はがきアルバム」をクリックすると、はがきアルバムのウィンドウが開きます。

年賀状ソフト「筆まめ」年賀状を整理するはがきアルバム機能

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