一般挨拶状

通知状・挨拶状は、身上の異動や変更のお知らせなど、何かを伝えるための書状です。
市町村合併による住所の変更、引越し・転居の通知、退職の挨拶、お歳暮の送り状など、相手の返答を求めない場合が多いものの、タイミングを逃さずに出すことが大切です。
文章・内容は正確に。お知らせすることが確実に伝わるよう、要点を簡潔明瞭に表すことを心がけます。

電話は略式です。電子メールも便利ですが、確実・丁寧に伝えるためには、書状を送りましょう。

お祝いの便りは、タイミングが大切です。知らせを受けたら早めに送ります。
お祝いの品を贈る場合、まだ準備ができていなくても「取り急ぎお祝いまで」などとして、祝う気持ちを伝えましょう。後日、きちんと訪問したり、ご祝儀を贈るようにします。
「切れる」や「終わる」のような忌み言葉は、祝いの書状には使用しません。

お祝いの品やお便りへの返礼は、時間をおかず早めに送りましょう。確実に届いていることが相手にもわかります。
電話はあくまで略式ですので、とりあえず電話で受領確認とお礼を述べても、改めて礼状を出すようにします。
お祝いの品をいただいた場合には、「早速、使わせていただきます」や「大事にいたします」などと触れると、さらに感謝の気持ちが伝わります。

招待状には、相手の興味をひくような創意工夫も大切ですが、文面は要領よく簡潔にまとめまます。日時・場所・会費などの必須事項を、見やすくレイアウトします。
ビジネスでは、忙しい相手をお誘いする文書ですから、儀礼的に格調高く仕上げます。

正式な招待状は縦書きの2つ折りで、右ページに招待文、左ページに別記を、横書きの場合は逆の構成にします。別記には一番上に「記」とだけ記し、日時や場所、連絡先などを記します。地図や駐車場なども記載し、お客様に混乱と失礼のないよう十分注意します。

出席を問う場合、返信用のはがき同封、往復はがきなどで対応します。先方の都合も考慮し、1月前には届くようにしましょう。