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年賀状の宛名印刷〜ワープロソフト編

「Word」と「Excel」で宛名を印刷

ワープロソフトで作る年賀状の、宛名面の作り方は、「Microsoft Word(ワード)」と「Microsoft Excel(エクセル)」を使った例をご紹介します。
「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」は、ほとんどのWindowsマシンで使われていると思います。ただし年賀状の宛名の印刷となると、Office系ソフトの操作全般に慣れていない方は、かなり苦戦しそうです。

年賀状などのはがきの宛名には、「Microsoft Word」の「差し込み印刷」の機能を使い、宛名にする住所録をワード文面に読み込みます。はがき印刷のウィザードを使えば、比較的簡単に宛名を作成することができます。
はがき印刷のウィザードでは「差し込み印刷」の機能が自動的に使われ、宛名のデータが入った他の住所録ファイル(ここでは「Microsoft Excel」ファイル)を参照します。
住所録作成も含め、作業時間は余裕をもって用意しておきましょう。
では「Microsoft Word」を起動して、年賀状の宛名を作ってみましょう!
※Windows XPでMicrosoft Word 2002、Microsoft Excel 2002を使用した操作をご紹介しています。Word 2003等でも同様の操作で作成できます。

はがき印刷ウィザード

まずWordの文書を「はがき」サイズにします。
1. メニューの[ツール(T)]〜[はがきと差し込み印刷(E)]〜[はがき印刷(J)]をクリックします。

2. 「はがき印刷〜宛名面/文面の選択」ウィンドウが表示されます。
「宛名面の作成」ボタンをクリックします。

操作画面

3. 「はがき宛名印刷ウィザード」ウィンドウが表示されますので、画面の案内に従って操作し、「次へ」をクリックして手順を進めていきます。

操作画面


<ウィザードの流れ>
  • はがきの種類を選択:「年賀状/暑中見舞い」にチェックを付けます。
  • 縦書き/横書きを指定:ここでは「縦書き」にしました。
  • 宛名の書式を設定:▼をクリックしてフォント(字体)を選びます。
  • 差出人の住所を入力:ご自分の氏名・住所など宛名面に載せるデータを入力します。
操作画面

4. 差し込み印刷の指定画面では、宛名として差し込むファイルをExcelにします。
「標準の住所録ファイルを差し込む」にチェックを付け、ファイルの種類欄の右隅の▼をクリックして「Microsoft Excel」を選択します。
「次へ」をクリックすると、宛名印刷ウィザードが完了します。

操作画面

5. Wordの文面に戻り「表の選択」ウィンドウが表示されます。このまま「OK」をクリックします。

6. Wordの文面が年賀状になり、宛名を差し込むフィールドが設定されています。

操作画面

7. ここで一端ファイルを保存して、Wordを終了します。
メニューの[ファイル(F)]〜[名前をつけて保存(A)]をクリックし、保存先を選び適当な名前を付けて保存しましょう。
※ここでは「マイ ドキュメント」に「宛名.doc」の名前で保存しました。
その後、メニューの[ファイル(F)]〜[終了(X)]をクリックするか、右上隅の「×」をクリックしてWordを終了します。

操作画面

宛名データ(住所録)作成

1. Excelを起動し、宛名データの差し込み用ファイルに指定した住所録ファイルを開きます。
※ここ(Windows XPでMicrosoft Word 2002を使用したときの標準)では「マイ ドキュメント」の「My Data Sources」フォルダーの中に「Address.xls」の名前で保存されました。

操作画面

2. 各項目に宛名データを入力し、住所録を作成します。

3. メニューの[ファイル(F)]〜[上書き保存(S)]をクリックするか、ツールバーのフロッピーディスクの絵柄をクリックして、ファイルを保存します。

操作画面

宛名のレイアウト調整

1. 先ほど保存したWordのファイルを開きます。

2. 年賀状の文面が表れ、宛名にExcelの住所録が反映されます。

操作画面


大きさや位置を変更したいフィールドは、クリックして選択し、ドラッグして調整します。年賀状特集 > パソコン年賀状の作り方 > 年賀文面〜ワープロ編「文字ワク調整」を参考にしてください。
はがきちゃん実際の操作では、宛名レイアウトの調整と印刷に手間がかかるかもしれません。Word文書とExcelデータを連携させていますので、Office系ソフトの操作に慣れていないと戸惑うところも・・・。
操作に自信があっても、時間を節約するには年賀状ソフトが便利! と言えそうです。
ご参考まで、以下のページをご覧ください。
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