年賀状の整理・保管
住所録のデータ更新
受け取った年賀状は、相手の住所データや近況が記された大切な書状です。
- 転居して住所が変わった
- 結婚して姓が変わった
- 出産して家族が増えた
なども年賀状で知ることが多いので、忘れないうちに住所録を更新して、来年の年賀状作成に備えましょう。
年賀状の保管
表面には大切な住所データ、裏面には心のこもったメッセージ。年賀状はきちんと整理しておきたいものです。
保管はシンプルな方法で十分だと思いますが、年ごとにまとめて「何年の年賀状」かがすぐ分かるようにしておくと重宝します。
年賀はがきをそのまま残す
輪ゴムで束ねたり、適当な箱や袋に入れて保管
単なる保管という感じですが、お金をかけずに済みます。見出しを付けたり、いただいた相手の間柄によってグループ分けすれば、それなりに便利です。
ガムテープや製本テープで一冊に簡易製本
ガムテープや製本テープなど、幅の広い粘着テープを用意します。年賀はがきを重ねて、長い辺の片側を背表紙にする要領でテープを貼り付け、簡易製本します。背表紙部分に年号などを明記しておけば、文庫本のように保管できます。
が、綴じてしまうと、住所確認などで特定の人の年賀状を取り出す場合や、一枚を手にとって見たいときには不便です。
専用ファイリングツールに保管
市販されている、はがき用のケースやホルダーを利用します。はがき専用のクリアホルダー等は、見やすく、取り出しやすく、効率的に保管できます。ポケット式で、枚数を増やしたり差し替えたりできるタイプのものが便利です。
はがき以外の媒体にして残す
文面を普通紙にコピーしてファイリング
普通紙にコピーして、一般の書類のように保管します。（※はがきを縦・横に2枚ずつ4枚並べると、A4サイズになります。）
文面をデジタルデータにして保存
文面をスキャナ等で読み込んで画像データとして取り込み、パソコンに保管します。アルバム機能のあるソフトを利用すると、便利に管理できます。
年賀状の分類と出受チェック
年賀状はただファイルするだけでなく、次のようなチェックをしておくと、次回の年賀状作成の時に参考になります。
- こちらからも年賀状を出した
- 年賀状をいただいてから返信をした
- こちらが先に年賀状を出して返信をいただいた
- （喪中はがきに）寒中見舞いを送った
年賀はがきに、チェックマークや受け取った日付を書き込んでおくとよいと思いますが、はがきに書き込みたくなければ、住所録で出し受けを管理しましょう。気の利いた年賀状ソフトは、住所録で出受履歴を管理する機能を搭載しています。
「筆まめVer.18」住所録の出し受けチェック
※追って最新版の「筆まめVer.19」の操作画面に更新しますので、しばらくお待ちください！
毎年の年賀状や暑中見舞いを「出した・受け取った」の記録を、住所録に紐付けることができます。
また、出し受けチェックの画面で、宛先別の一言の記録ができます。文面ファイルと連動して、一言をはがき文面に印刷することもできます。
パソコンで年賀状を整理
パソコン操作に自信のある方もない方も、年賀状の整理・保管をまるごとパソコンで行ってみませんか？
住所や家族構成、出し受け履歴は、年賀状ソフト等の住所録で管理できます。年賀状の文面は、スキャナなどで読み取ってパソコンに送り、画像データにして保存しておけます。
年々増える年賀状ですが、デジタル管理なら保管スペースは要りません。
「筆まめVer.18」のはがきアルバム
※追って最新版の「筆まめVer.19」の操作画面に更新しますので、しばらくお待ちください！
「はがきアルバム」機能を使うと、目で見る出受記録になります。
自分が出したはがきや、相手から受け取ったはがきを、画像データとしてスキャナやデジカメで取り込みます。「筆まめ」で作った文面などは、ファイルをそのまま登録してもOK。
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